Selbstständig machen in Deutschland. Wie geht das?

Die meisten glauben, der erste Schritt in die Selbstständigkeit sei die Anmeldung beim Gewerbeamt. Das ist der Schritt, der am wenigsten kostet, wenn man ihn falsch macht — und der teuerste, wenn man ihn zu früh macht.

Denn wenn du Arbeitslosengeld I beziehst und den Gründungszuschuss willst, gilt eine Regel, die kaum jemand kennt, bevor es zu spät ist: Am Tag, an dem du die Tätigkeit aufnimmst, brauchst du noch mindestens 150 Tage Restanspruch auf ALG I. Wer sich erst anmeldet und dann bei der Agentur für Arbeit nachfragt, steht mit leeren Händen da.

Was da auf dem Spiel steht, lässt sich ausrechnen. Bei einem ALG-I-Anspruch von 1.500 € im Monat:

• Phase 1: 6 Monate × (1.500 € + 300 € Sozialversicherungspauschale) = 10.800 €
• Phase 2: 9 Monate × 300 € = 2.700 €
• Gesamt: 13.500 €

Dreizehntausendfünfhundert Euro, die von der Reihenfolge zweier Termine abhängen. Deshalb steht die Anmeldung in diesem Artikel nicht an erster Stelle.

Schritt 1: Kläre, ob du Gewerbe oder Freiberuf bist

Diese Einordnung entscheidet über Anmeldeweg, Kosten und Steuern — und sie ist keine Wahl, sondern eine Feststellung.

Freiberufler sind die Katalogberufe nach § 18 EStG und ähnliche Tätigkeiten: Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Dolmetscher — und die große Gruppe der „unterrichtenden und erzieherischen" sowie „wissenschaftlichen und künstlerischen" Tätigkeiten. Du meldest kein Gewerbe an, zahlst keine Gewerbesteuer, bist nicht IHK-pflichtig und darfst dauerhaft die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen.

Gewerbetreibende sind alle anderen: Handel, Handwerk, Vermittlung, die meisten Dienstleistungen mit Produktcharakter.

Die Grenze ist unscharf, und das Finanzamt entscheidet, nicht du. Ein Coach kann freiberuflich sein (unterrichtende Tätigkeit) oder gewerblich (wenn der Beratungsanteil überwiegt). Wenn du unsicher bist: Diese Frage vorher klären ist billiger als eine rückwirkende Umqualifizierung mit Gewerbesteuernachzahlung.

Schritt 2: Rechtsform wählen

Für die allermeisten Gründungen aus dem ALG-I-Bezug ist das eine kurze Entscheidung.

Zwei Details, die oft übersehen werden: Bei der GmbH musst du bei Gründung mindestens die Hälfte einzahlen, also 12.500 €. Und die UG muss jedes Jahr 25 Prozent ihres Gewinns als Rücklage einbehalten, bis sie 25.000 € erreicht hat — sie ist kein Dauerzustand, sondern ein Ansparmodell.

Fang klein an. Eine UG oder GmbH kostet Notar, Handelsregister und einen aufwendigeren Jahresabschluss — Geld, das im ersten Jahr fast immer besser in Kundengewinnung steckt. Die Umwandlung später ist möglich.

Schritt 3: Anmelden — in der richtigen Reihenfolge

Gewerbetreibende: Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde. Kostet je nach Kommune 20 bis 60 €. Das Amt informiert automatisch Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer und Berufsgenossenschaft.

Freiberufler: direkt zum Finanzamt, kein Gewerbeamt.

Beide müssen innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER einreichen. Daraus bekommst du deine Steuernummer — ohne die kannst du keine ordentliche Rechnung schreiben.

In diesem Fragebogen entscheidest du auch über die Kleinunternehmerregelung. Und dort steckt eine Falle: Du schätzt deinen Umsatz. Schätzt du zu hoch, verlierst du die Regelung ohne Not.

Schritt 4: Die Kleinunternehmerregelung richtig einschätzen

Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen — ältere Ratgeber nennen noch 22.000 € und 50.000 €, das ist überholt.

Aktuell nach § 19 UStG:

• Vorjahresumsatz bis 25.000 €
• laufendes Jahr bis 100.000 €

Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Im Gründungsjahr wird die 25.000-€-Grenze anteilig gerechnet: Startest du im Juli, bleiben 12.500 €.

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus — und ziehst auch keine Vorsteuer. Die Faustregel: Verkaufst du überwiegend an Privatkunden und hast wenig Wareneinsatz, ist die Regelung meist von Vorteil. Arbeitest du für Unternehmen oder investierst am Anfang viel, ist der Vorsteuerabzug oft mehr wert als der Vereinfachungsvorteil.

Neu seit 2025: Es gibt erstmals eine EU-weite Kleinunternehmerregelung. Wer im europäischen Ausland verkauft, kann sich auch dort befreien lassen.

Schritt 5: Die Absicherung, die dich sonst überrascht

Krankenversicherung ist Pflicht — hier endet der Arbeitgeberzuschuss. Als freiwillig gesetzlich Versicherter zahlst du den vollen Beitrag selbst. Kalkuliere je nach Gewinn mit 350 bis 800 € im Monat. Wer das nicht einplant, hat im vierten Monat ein Liquiditätsproblem, das nichts mit dem Geschäft zu tun hat.

Rentenversicherung: Die meisten Selbstständigen sind nicht pflichtversichert — aber einige Gruppen sehr wohl, darunter Lehrer, Erzieher, Pflegekräfte, Handwerker in bestimmten Gewerken und Selbstständige mit nur einem Auftraggeber. Prüfen, nicht annehmen.

Künstlersozialkasse: Wer künstlerisch oder publizistisch arbeitet, kann über die KSK versichert werden — die KSK übernimmt dann rund die Hälfte der Beiträge, ähnlich einem Arbeitgeber. Das ist einer der größten Hebel überhaupt, wenn du in diese Gruppe fällst.

Schritt 6: Buchhaltung so einfach wie erlaubt

Die gute Nachricht: Die meisten Gründer brauchen keine Bilanz.

Buchführungspflicht nach § 141 AO greift für Gewerbetreibende erst über 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn — die Grenzen wurden mit dem Wachstumschancengesetz angehoben. Darunter reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Freiberufler dürfen die EÜR unabhängig von der Höhe immer nutzen.

Ein Punkt, der in Ratgebern von vor 2025 komplett fehlt: Du musst E-Rechnungen empfangen können. Seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von deiner Größe, auch als Kleinunternehmer. Beim Versand hast du länger Zeit — ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wenn du jetzt ein Rechnungsprogramm aussuchst, achte auf XRechnung und ZUGFeRD, dann erledigt sich das Thema von selbst.

Und falls du jemanden anstellst: Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € und steigt 2027 auf 14,60 €. Bei einer 40-Stunden-Kraft sind das rund 2.410 € brutto im Monat plus etwa 20 Prozent Arbeitgeberanteil — kalkuliere mit rund 2.900 € Gesamtkosten.

Schritt 7: Fördermittel — was du tatsächlich bekommen kannst

Der Gründungszuschuss nach § 93 SGB III ist für ALG-I-Empfänger der größte Hebel. Die Bedingungen noch einmal im Klartext:

• mindestens 150 Tage Restanspruch am Tag der Aufnahme
• hauptberufliche Selbstständigkeit
• Tragfähigkeitsbescheinigung einer fachkundigen Stelle
• Darlegung deiner persönlichen und fachlichen Eignung

Und der Punkt, der am häufigsten falsch dargestellt wird: Es ist eine Ermessensleistung, kein Rechtsanspruch. Auch wer alle Voraussetzungen erfüllt, kann abgelehnt werden. Das heißt in der Praxis: Der Businessplan und die Tragfähigkeitsbescheinigung sind nicht Formsache, sondern das eigentliche Bewerbungsdokument.

Für den Schritt davor gibt es den Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) nach § 45 SGB III — damit kann die Agentur für Arbeit eine Gründungsberatung vollständig finanzieren. Er wird ausgestellt, nicht beantragt: Du musst ihn im Gespräch mit deiner Vermittlungsfachkraft ansprechen.

Die Reihenfolge, die Geld spart

Zusammengefasst, und zwar in genau dieser Abfolge:

1. Wenn du ALG I beziehst: zuerst mit der Agentur für Arbeit sprechen. Vor jeder Anmeldung, vor jeder Rechnung. Die 150-Tage-Grenze läuft gegen dich.
2. Gewerbe oder Freiberuf klären
3. Rechtsform festlegen — im Zweifel Einzelunternehmen
4. Businessplan schreiben (den brauchst du für die Tragfähigkeitsbescheinigung ohnehin)
5. Anmelden und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen
6. Kranken- und Altersvorsorge klären
7. Rechnungstool wählen, das E-Rechnungen kann

Die Schritte 2 bis 7 lassen sich nachholen und korrigieren. Schritt 1 nicht.